Politica de confidențialitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Deoarece considerăm asigurarea dreptului la protecția datelor cu caracter personal ca un angajament fundamental dedicăm toate resursele și eforturile necesare pentru a prelucra datele dumneavoastră în deplină concordanță cu Regulamentul (UE) 679/2016 (“Regulamentul general privind protecția datelor” sau “GDPR”), precum și cu orice altă legislație aplicabilă pe teritoriul României. Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează prin mijloace mixte (manuale şi automate), cu respectarea cerințelor legale şi în condiții care să asigure securitatea, confidențialitatea, principiile şi respectarea drepturilor persoanelor vizate.
Cine suntem și cum ne puteți contacta
În sensul legislației cu privire la protecția datelor, operatorul datelor dumneavoastră personale este SC Housely Project SRL, numită în continuare ”Housely Project”, o companie specializată în servicii de consultanță și proiectare pentru locuințe, cu sediul principal în Constanța, Aleea Garofiței nr. 11, Bloc L62, parter. Prezenta Politică acoperă informațiile colectate de către EUROSIC prin diverse mijloace de comunicare, incluzând, dar fără a se limita la website-ul https://proiectare-constructii-constanta.ro/
Scopurile colectării și categorii de date personale prelucrate
În calitate de operator, Housely Project colectează datele cu caracter personal direct de la persoanele vizate, care dețin astfel controlul asupra tipului de informație pe care ne-o oferă.
În procesul de prelucrare a datelor personale ale propriilor angajați, Housely colectează și prelucrează următoarele categorii de date personale:
- CV-uri și scrisori de intenție ale candidaților la posturile anunțate disponibile
- Date personale de identificare, copii de pe Cărțile de identitate, date de contact (adresă, telefon adresă email), cetățenie, fișa medicală, certificate, diplome necesare pentru semnarea contractului de muncă și dosarul de personal
- Pe durata derulării contractului de muncă sunt prelucrate date personale de identificare și localizare, (adresă, telefon & email serviciu), date medicale (fișe medicale, concedii medicale, concedii de maternitate), date despre salariu (salariu brut, taxe, salariu net, indemnizații, prime, etc), date despre situația juridică
În procesul de prelucrare de date personale pentru clienții serviciilor de consultanță și proiectare, pe parcursul pregătirii Contractului de Proiectare și pe toată durata acestuia se colectează strict categoriile de date personale de care este nevoie pentru buna derulare a serviciilor oferite:
- date personale de contact necesare la comunicare (nume, prenume, număr telefon, adresă email);
- date personale de identificare și localizare necesare pentru semnarea Contractului de Proiectare (nume, prenume, nr. / serie CI, CNP, adresă domiciliu, cetățenie, nr. telefon);
- date personale pentru întocmirea documentației tehnice în vederea obținerii Certificatului de Urbanism (copie CI, copii acte de proprietate, copie cadastru, extras carte funciară, extras plan cadastral, etc.);
- date personale pentru întocmirea documentației tehnice în vederea obținerii Autorizației de Construire (copie CI, copii acte de proprietate, cereri, memorii justificative, etc.);
- date personale necesare pentru întocmirea proiectelor tehnice (copie CI, copii acte de proprietate, planuri clădiri, fundații, terenuri, etc.);
- date personale necesare pentru facturarea serviciilor (nume, prenume, conturi bancare, numere carduri).
De asemenea, colectăm alte tipuri de informații de la clienți sau din alte surse care pot include:
- Informații colectate prin intermediul formularelor online prezente pe website la pagina de Contact, email sau chat: https://proiectare-constructii-constanta.ro/contact/ (nume, prenume, nr. telefon, adresa email);
- Date de pe Facebook (în cazul în care înregistrarea pe website se face prin intermediul acestei platforme)
- Date colectate automat, atunci când se comandă o anumită categorie de servicii, prin intermediul formularului de înregistrare (nume / prenume / adresa / telefon / email;
- Informații colectate prin intermediul cookies, prin diferiți terți (Google Analytics, Facebook) care constau în date despre dispozitivul de accesare a Internetului, versiunea sistemului de operare, numele rețelei de Internet, locație, identificatorul IP asociat dispozitivului de conectare. precum si alte date pentru statistici și informaţii despre traficul de pe website.
- Informații despre utilizarea serviciilor oferite, cum ar fi datele de logare de pe site, date despre locația fizică, adresa IP de conectare la internet a dispozitivelor utilizate (computer, tabletă, smartphone).
Temeiul legal al activităților de prelucrare
Conform prevederilor Art.6 (1)(a),(b),(c),(f) din GDPR, Housely Project prelucrează datele personale pe baza următoarelor temeiuri legale:
Pentru angajați și candidați:
- existența unor relații de muncă bazate pe Contractul individual de muncă
- respectarea unor reguli și norme stabilite de Codul Muncii
- respectarea legilor fiscale privind activitățile contabile
- legitimul interes pentru asigurarea unor relații de muncă corecte și echitabile
- acordul angajaților pentru publicarea de fotografii pe website și paginile social-media
Pentru clienți și parteneri:
- existența unei relații contractuale de prestări servicii bazată pe Contractul de proiectare;
- existența unei obligații legale, de natură comercială sau juridică, asociată anumitor tipuri de activități, precum emiterea sau plata unor facturi, legislație funciară și cadastrală, norme pentru construcții, etc.;
- legitimul interes privind calitatea serviciilor și satisfacția clienților, activități de promovare și de informare;
- existența unui consimțământ implicit al beneficiarului care trimite de bunăvoie informațiile și documentele necesare, precum și a unui consimțământ în scris pentru cazurile speciale când sunt prelucrate date ale membrilor familiei (copii, stare civilă, etc).
Cât timp păstrăm datele cu caracter personal
Pentru angajații Housely Project datele personale se prelucrează și se păstrează conform normelor legale în vigoare și a prevederilor legate de păstrarea dosarelor de personal, registrelor de salariați, ștatelor de plată și documentelor contabile
Pentru activitățile de consultanță și proiectare se păstrează informații pentru perioade considerate utile în derularea fluxurilor de business sau conform contractului, legilor sau reglementărilor aplicabile. În cazul în care ne-au fost trimise deja informații dar colaborarea nu se concretizează printr-un contract, datele primite sunt șterse după o perioadă de 30 de zile, conform procedurilor interne. Conform legislației în vigoare, arhivarea datelor financiare și a documentației tehnice se face pe o perioadă de 10 ani.
Precizia și minimizarea datelor, limitarea prelucrării
Housely Project face demersuri rezonabile pentru a respecta principiile GDPR privitoare la acuratețea informațiilor primite de la persoanele vizate (angajați sau clienți), care au responsabilitatea legală a asigurării corectitudinii datelor transmise. Totodată, datele personale colectate și prelucrate sunt minimizate la strictul necesar în legătură cu scopurile stabilite, iar prelucrarea este limitată la informațiile cele mai relevante sau strict obligatorii.
Colectarea datelor despre minori
Deoarece pe parcursul derulării contractului de proiectare pot apărea situații în care se solicită date despre copii sub vârsta de 16 ani, colectare și prelucrarea acestor date se face numai cu acordul părinților.
Partajarea datelor cu terții și transferul internațional de date
Datele personale nu sunt transferate către terți fără consimțământul persoanelor vizate, cu excepția cazurilor impuse de lege referitoare la autorități publice, arhitecți colaboratori autorizați, notari sau avocați implicați în legalizarea documentelor.
În mod uzual, datele de contact ale clienților pot fi partajate cu firmele de curierat, în scopul transmiterii de documente sau la producătorul aplicației de facturare eFactura.
Housely Project nu transferă informațiile personale ale clienților către alte locații din alte țări. În prezent se prelucrează și se stochează date cu caracter personal doar pe teritoriul României. În eventualitatea partajării ocazionale ale unor date de contact puse la dispoziție de clienți, se vor lua întotdeauna măsuri pentru a ne asigura că orice transfer internațional de date cu caracter personal este gestionat cu atenție.
Cum asigurăm securitatea datelor cu caracter personal
Housely Project face demersuri rezonabile pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal prin adoptarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, pentru a le proteja împotriva utilizării neautorizate sau ilegale și a pierderii sau distrugerii accidentale. Accesul este limitat doar pentru persoanele autorizate. Datele în format digital sunt stocate pe servere securizate, iar cele pe suport fizic în fișete protejate, cu acces limitat.
În ciuda măsurilor de protecție adoptate, beneficiarii trebuie să știe că transmiterea informațiilor prin Internet sau prin platforme populare de comunicare precum WhatsApp, nu este complet sigură, asumându-și întreaga responsabilitate pentru alegerea canalelor de comunicare și transmitere a informațiilor și documentelor.
Care sunt drepturile de acces la informații ale persoanelor vizate
În calitate de persoană vizată, beneficiarii au dreptul de informare și acces la date, conform Art.15 – 23 din GDPR:
→ Dreptul la informare, a primi detalii privind activitățile de prelucrare efectuate, conform celor descrise în prezentul document;
→ Dreptul de acces la date, a obține confirmarea cu privire la prelucrare, furnizarea de copii după datele deținute, precum și detalii privind modalitatea și scopul prelucrării, precum și destinatarii datelor;
→ Dreptul la rectificare, a obține corectarea datelor cu caracter personal inexacte/ nejustificate, precum și actualizarea datelor incomplete;
→ Dreptul la ștergerea datelor, („dreptul de a fi uitat”), se poate aplica numai cu respectarea unor condiții speciale, ținând cont de restricțiile de arhivare și retenție impuse prin lege;
→ Dreptul la restricționarea prelucrării, când este contestată exactitatea datelor, pe o perioadă care permite verificarea corectitudinii datelor;
→ Dreptul la portabilitatea datelor, a primi datele structurat, în format ușor de citit, precum și dreptul ca datele să fie transmise de către Proiectant către un alt operator de date;
→ Dreptul la opoziție, în ceea ce privește activitățile de prelucrare se poate exercita prin transmiterea unei solicitări însoțită de o justificare pertinentă sau legală;
→ Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automate, a nu fi subiectul unei decizii luate prin prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice ce privesc Beneficiarul;
→ Dreptul de renunțare la consimțământ, retragerea permisiunii de utilizare a datelor personale pentru orice activitate de prelucrare pentru care persoana vizată și-a acordat consimțământul;
→ Dreptul de a sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), București, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, 010336, email: anspdcp@dataprotection.ro sau www.dataprotection.ro
Prin această Politică, Housely Project își afirmă disponibilitatea de a respecta drepturile persoanelor vizate, răspunzând la orice solicitare de acces rezonabilă, conform cerințelor GDPR, în termen de maximum 30 de zile. Ocazional, poate dura mai mult, dacă solicitarea este deosebit de complexă au fost făcute mai multe solicitări, caz în care solicitantul este anunțat și ținut la curent. Dacă nu sunteți mulțumiți de modul în care prelucrăm datele personale aveți dreptul să faceți plângere la Autoritatea competentă, dar am aprecia dacă noi vom fi contactați mai întâi, pentru a avea posibilitatea să rezolvăm în mod eficient și amiabil orice probleme legate de prelucrarea de date personale.
Cum putem fi contactați
Housely Project poate fi contactat pentru orice problemă legată de prelucrarea datelor personale direct la adresa de email: contact@housely.ro